マニュアル整備は必須なんだけど。。。

仕組みづくりを行なっていく上で、マニュアル整備は必須項目にあげられます。

でもマニュアル作っても見てくれない、使ってくれないんだよな。。。
こんな問題を抱えている方多いのではないでしょうか。
私の取引先の方からもよく聞きます。

なぜか？

• どれを見ればいいかわからない
• どこにあるかわからない
• わかりづらい
• 見づらい

ズバリこれらが主な理由です。

そこで今回は、

• どれを見ればいいかわからない
• どこにあるかわからない

という課題にフォーカスしていきましょう。

仕組みづくりを行っていく皆さんに知っておいていただきたい事は、情報整理の方法は大きく２種類に分けられるということです。

"種類"で分ける

種類で分けるとは一般的に下記のような方法が例としてあげられます。

• カテゴリで分類する
• タグで分類する
• フォルダで分類する

皆さんはパソコンでファイルを整理する方法がなじみが深いのではないかと思いますが、パソコンの中のファイル整理は「種類で分ける」が一般的です。
なので通常パソコンでマニュアルを作成する場合、パワーポイントやエクセルが多く使われますが、自ずと「種類で分ける」方法で分類されます。

「検索」って実は負担

そして種類で分けられた場合、情報が増えてくれば、自ずと「検索」が必要になります。図書館や本屋さんも同じく、棚という場所を使って「種類」で分けられています。
本屋さんで本を探す時、まず自分が求める本のエリアをみつけ、その中から探すと思います。自分が求めているものが明確な場合はこの方法で問題ないですね。

しかし、自分が求めているものが曖昧な場合はどうでしょう。
例えば、ショートケーキのレシピ本が欲しい場合はすぐに見つかると思いますが、名前はわからないが先日食べたケーキのレシピ本が欲しいとなると、探すのにはかなり苦労するはずです。

この場合、画像がなければ本屋さんのみならずネットで検索するのも大変ではないかと思います。
そうです、検索するのはかなり大変なことなのです。

種類で分けられているマニュアルでも同じ事が起きています。
検索するのが当たり前と思い、その苦行を誤魔化していませんか？

"時系列"で分ける

時系列で情報を整理する方法をあらためて考えると、あまりなじみがないと思われるかもしれません。
それは、意識して時系列に整理していないからではないかと思います。

時系列に整理された情報は検索の必要性が少ない という特徴があります。

と言われても、イメージがしづらいかと思いますが、
実は皆さんの身近に、さまざまな情報を時系列に整理しており、ほとんど検索機能を利用したことがないものがあります。

なんだと思いますか？

＜ヒント＞
この記事を見ている人であればおそらく多くの方が

• 毎日目にします
• スマホで見る機会が多いです
• 数日に１回の頻度で情報の追加や変更をしています

そしてこれが大事なポイント

• その"もの"の中で検索機能を使う頻度は極々稀です
• 検索することなく目的の情報に辿り着いています

さてなんでしょう。
わかりましたか？